Raad van Europa, november 2009

Midden november 2009 vormde de locatie Media Plaza voor twee dagen de thuisbasis voor de ministerconferentie van de Raad van Europa. Meer dan veertig landen namen deel aan deze conferentie over lokaal en regionaal bestuur. Naast het feit dat er twee verdragen getekend konden worden, heeft de organisatie er bewust naar gestreefd dat de ministers een centrale rol zouden spelen in het programma. Informeel contacten leggen was de basis voor een succesvolle tweedaagse. De centrale ruimte (Polar Room) accommodeerde een groot vierkant waaraan de verschillende ministers en vertegenwoordigers van de verschillende landen konden plaats nemen. Door gebruik te maken van de vier schermen rondom konden alle deelnemers aan de vergadering de verschillende presentaties goed volgen. Geen afleiding en de juiste technische voorzieningen maakten deze bijeenkomst succesvol. Rondom de Polar zorgde de Flame Foyer voor de juiste ambiance waarin de besproken onderwerpen op een informele wijze geëvalueerd konden worden. Rustige achtergrondmuziek en de altijd aanwezige koffie, thee, water en frisdranken zorgden voor de juiste ontspanning. De combinatie van de inspirerende locaties waar kennisoverdracht centraal stond en warme foyers voor de nodige ontspanning, zorgde ervoor dat het tekenen van het verdrag sneller werd gerealiseerd dan verwacht. Een bewijs dat alles klopte, tot in detail. De doelstelling van de organisatie is dan ook zeker behaald.

‘De samenwerking met provincie, gemeente Utrecht, Binnenlandse Zaken en de Jaarbeurs is het afgelopen jaar geweldig verlopen… Uiteindelijk kunnen we met voldoening terugkijken, de deelnemers waren lovend.’